「朝になって、受付のスタッフから休みの連絡が来た」
「子どもの発熱で、医療事務のスタッフが数日来られない」
クリニックでは、医療事務の急な欠勤を完全に防ぐことはできません。
大切なのは、欠勤が起きても受付や会計を止めないための備えです。
この記事では、医療事務の急な欠勤に備えて今からできる準備と、
当日の対応の流れを解説します。
あわせて、必要な日だけ人手を確保できる、柔軟な人材確保の方法もご紹介します。
目次
医療事務の急な欠勤が起きやすい理由
急な欠勤は、スタッフの責任感の問題ではありません。
医療事務の現場には、欠勤が起きやすい事情があります。
理由1｜子どもの体調不良や行事で休む必要がある
医療事務には、子育てをしながら働くスタッフも多くいます。
子どもの急な発熱や、学級閉鎖などで休まざるを得ない日もあります。
2025年4月からは、子どもの看護などのために取れる休暇の対象が広がりました。
休暇を取りやすい職場づくりは、事業主にとっても欠かせない取り組みです。
子の看護等休暇のポイント（2025年4月の改正後）
- 対象は、小学3年生の修了までの子ども
- 子ども1人なら年5日、2人以上なら年10日まで取得できる
- 病気やけがの看護、予防接種や健康診断の付き添いのほか、
感染症による学級閉鎖や、入園式・卒園式・入学式への参列も対象 - 1時間単位でも取得できる
※厚生労働省「育児休業制度特設サイト」をもとに作成
理由2｜感染症の流行期は、スタッフも休みやすい
インフルエンザなどが流行する時期は、スタッフ本人や家族が感染することもあります。
たとえば子どもがインフルエンザにかかると、学校は一定期間の出席停止になります。
インフルエンザの出席停止の目安
発症した後5日を経過し、かつ、解熱した後2日（幼児は3日）を経過するまで
※学校保健安全法にもとづく基準です。医師が感染のおそれがないと認めた場合を除きます。
子どもの看病が長引くと、スタッフが数日続けて休むことも考えておく必要があります。
流行期はクリニックも忙しくなるため、人手不足の影響が大きくなりがちです。
理由3｜少人数で受付を回している
多くのクリニックでは、少ない人数の医療事務で受付や会計を回しています。
1人が休むだけで、残ったスタッフの負担が一気に増えてしまいます。
急な欠勤でクリニックに起きること
医療事務が1人欠けると、次のような影響が出やすくなります。
- 受付や会計の待ち時間が長くなる（患者さんの満足度が下がる）
- 入力や会計のミスが起きやすくなる（急いで対応するため）
- レセプトなどの業務が後ろにずれる（月初は特に影響が大きい）
- 残ったスタッフが疲れてしまう（次の欠勤や離職につながる）
欠勤のたびに現場が慌ただしくなると、スタッフも休みを言い出しにくくなります。
休む人も、残る人も安心できる仕組みをつくっておきましょう。
急な欠勤に備えて今からできる5つの準備
急な欠勤への備えは、欠勤が起きる前にどれだけ準備できるかで決まります。
今日から始められる5つの準備をご紹介します。
準備1｜業務を見える化して、マニュアルにする
受付や会計、レセプトの手順を、誰が見てもわかる形にまとめておきます。
電子カルテやレセコンの操作も、画面の写真を添えておくと伝わりやすくなります。
マニュアルがあれば、ほかのスタッフや外部の人に手伝ってもらうときも、
説明の時間を短くできます。
準備2｜複数のスタッフが同じ業務をできるようにする
「この業務は○○さんしかできない」という状態は、急な欠勤に弱い体制です。
普段から担当を入れ替えて、2人以上ができる業務を増やしておきましょう。
準備3｜欠勤の連絡ルールと、業務の優先順位を決める
欠勤の連絡を、誰に、いつまでに、どの方法で入れるかを決めておきます。
あわせて、人が足りない日に優先する業務と、後回しにできる業務を整理しておきましょう。
業務の優先順位の例
- 必ず行う：受付、会計、電話の対応
- できるだけ行う：診療に関する入力、予約の調整
- 後日に回せる：書類の整理、備品の発注、院内の掲示物の更新
準備4｜受付や会計の負担を減らす仕組みを取り入れる
Web予約や自動精算機、問診のデジタル化などを取り入れると、
少ない人数でも受付を回しやすくなります。
普段の業務にも余裕が生まれるため、欠勤がない日のスタッフの負担も軽くなります。
準備5｜外部の人手をすぐに頼める状態にしておく
院内の調整だけでは、どうしても人が足りない日があります。
そんなときに備えて、外部の人手を頼める方法を前もって用意しておきましょう。
サービスへの登録や、募集の書き方の準備を事前に済ませておくと、
欠勤がわかったときにすぐ募集を出せます。
POINT
欠勤が起きてから慌てて探すと、人手が見つかるまでに時間がかかります。
「欠勤が起きる前」に、頼れる先を用意しておくことが一番の備えです。
欠勤の連絡が来たときの対応の流れ
実際に欠勤の連絡が来たときは、次の流れで対応すると落ち着いて動けます。
- 欠勤の期間を確認する今日だけか、数日続きそうかを確認します
- その日の業務を優先順位で振り分ける決めておいた優先順位にそって、残ったスタッフで分担します
- 院内で応援を頼むほかの職種のスタッフに、受付の補助などをお願いします
- 外部の人手を手配する数日続く場合や、どうしても足りない日は、外部に募集を出します
- 患者さんに状況を伝える待ち時間が長くなりそうな場合は、受付で一言お伝えします
柔軟な人材確保の方法を比較
急な欠勤や一時的な人手不足に備える方法を、表にまとめました。
どれか1つではなく、場面に合わせて組み合わせるのがおすすめです。
※表は横にスクロールできます
| 方法 | 料金の仕組み | 期間 | 向いている場面 |
|---|---|---|---|
| 求人サイトパートの増員 | 掲載料や、 採用時の成功報酬 |
長期 | 常に人員に余裕を 持たせておきたい |
| 人材派遣 | 時間単価 × 実際に働いた時間 |
数か月単位 | 産休や育休の代替など、 一定期間の人手がほしい |
| 一般的な スキマバイトアプリタイミーなど |
働いた分の報酬 ＋ 手数料 例：タイミーは報酬総額（給与＋交通費）の30% |
1日単位 | 業種を問わず、 単発の人手がほしい |
| ココミル医療特化型のマッチングサービス | 初期費用と掲載料は0円。 マッチング成立時のみ、 報酬 ＋ 手数料30% |
1日単位 | 医療事務の経験者に、 欠勤の日だけお願いしたい |
※2026年10月時点の公開情報をもとに作成しています。料金や条件は変更される場合があるため、最新情報は各社の公式サイトでご確認ください。
※「ココミル」は、当サイトが運営するサービスです。
人材派遣は、1か月を超える期間でお願いするのが基本です。
30日以内の日雇い派遣は原則として禁止されているため、1日単位の欠勤にはスポット採用が向いています。
使い分けの例
- 人員にもともと余裕がない → パートを増員する（求人サイト）
- スタッフが産休に入り、半年ほど人手がほしい → 人材派遣
- 子どもの発熱で、スタッフが2〜3日休む → スポット採用
- インフルエンザの流行期で、受付が混み合う日だけ増やしたい → スポット採用
医療事務の経験者に1日から依頼できる「ココミル」
「ココミル」は、医療事務・調剤事務・歯科助手に特化した
単発・スポット人材のマッチングサービスです。
クリニックが必要な日の募集を掲載し、経験のあるワーカーがエントリーする仕組みです。
急な欠勤の日だけ、医療事務の経験者にお願いできます。
ココミルの特徴
医療事務の経験者に特化
医療事務や調剤事務、
歯科助手の実務経験者が対象。
教育の手間をかけずにお願いできます。
最短即日で募集を掲載
登録の確認が済んでいれば、
欠勤がわかったその日に
募集を掲載できます。
経歴と評価を見て決められる
応募者の経歴や実務経験、
これまでの評価を確認できます。
メッセージで質問することもできます。
掲載料・初期費用0円
初期費用や掲載料、
月額費用はかかりません。
事前に登録しておいても費用はかかりません。
ココミルの費用イメージ
費用は、ワーカーへの報酬と、その30%のサービス手数料です。
たとえば、時給1,800円で8時間働いてもらった場合は次のとおりです。
- ワーカーへの報酬：1,800円 × 8時間 ＝ 14,400円
- サービス手数料（30%）：4,320円
- 合計：18,720円（交通費は別途）
募集を掲載しても、マッチングが成立しなければ費用はかかりません。
ご利用の流れ
- 医院情報を登録オンラインで無料登録できます
- 運営による確認確認が完了すると、募集を始められます
- 募集情報を掲載職種や勤務日、時間、時給などを入力します（掲載無料）
- 応募者を確認して決定経歴や評価を確認し、マッチングを確定します
- 当日の勤務と実働時間の承認勤務後に、ワーカーから届く実働時間の報告を承認します
よくある質問
当日の朝に欠勤がわかった場合でも、間に合いますか？
ココミルでは、登録の確認が済んでいれば最短即日で募集を掲載できます。
ただし、応募があるかはその日の状況によるため、数日続く欠勤や、前日までにわかる場合に特に役立ちます。
単発のスタッフには、どんな業務を任せられますか？
受付や会計、診療に関する入力など、経験のある業務をお願いできます。
使っている電子カルテやレセコンを募集に書いておくと、経験の合う人が見つかりやすくなります。
1日だけでも依頼できますか？
はい、1日単位で依頼できます。
数日続く欠勤なら、必要な日数分をまとめて募集することもできます。
事前に登録しておくだけでも、費用はかかりますか？
登録や掲載に費用はかかりません。
費用が発生するのは、マッチングが成立したときだけです。
まとめ
医療事務の急な欠勤は、どのクリニックでも起こり得ることです。
欠勤が起きる前に備えておけば、受付や会計を止めずに乗り切れます。
- マニュアルを整え、複数のスタッフが同じ業務をできるようにする
- 欠勤の連絡ルールと、業務の優先順位を決めておく
- 外部の人手をすぐに頼める方法を、前もって用意しておく
医療事務の急な欠勤に備えたいクリニックは、
経験者に1日から依頼できる「ココミル」をぜひご活用ください。
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